机关公文格式设置规范方法，收藏备用

本方法基于《党政机关公文格式国家标准》（GB/T9704-2024），提供一套公文格式设置规范，以便于机关单位使用。

一、办公软件要求

使用微软OFFICE—WORD文字处理软件。

二、页面设置

1.在“文件”中选择“页面设置”，“页边距”设置为：上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。

2.在“纸张”中选择“A4”纸张大小。

3.在“版式”中设置“奇偶页不同”页眉和页脚，页脚设置为“2.5厘米”。

4.在“文档网格”中，“字体设置”将“中文字体”设置为“仿宋”，“字号”设置为“三号”，点击“确定”。

5.在“文档网格”中选择“指定行网格和字符网格”，设置每行28字符，每页22行。点击“确定”完成版心设置。

三、插入页号

在页面设置中设置页码格式，选择“数字格式”为－1－，－2－，－3－显示格式。完成后再次点击“确定”。

双击页码，选中页码及左右短线，将页码字号设置为“四号”，字体为宋体的阿拉伯数字，奇数页页码右空一个汉字，偶数页左空一个汉字。

四、文号制作

平行文或下行文号：文号用三号仿宋居中显示，位于发文机关标识下空二行位置。

上行文文号：文号三号仿宋左空一个字，签发人三号仿宋、右空一个字，位于发文机关标识下空二行位置。文号需使用六角符号，插入方式为选择“插入”——“符号”。

五、公文正文排版

正文内容使用三号仿宋字体，标题为2号小标宋居中显示，位于红色分隔线下空二行位置。主送机关为3号仿宋左顶格，冒号全角方式，位于标题下空一行。正文内容使用3号仿宋。

正文结构层次：一级标题3号黑体，二级标题3号楷体，三级和四级标题及正文使用3号仿宋。

附件名称3号仿宋位于正文下空一行左空2字，后标全角冒号及附件名称。

发文机关署名3号仿宋，距最后一行正文3个空行位置，居中编排。成文日期3号仿宋，位于发文机关下方右空4字格。

印章位于成文日期中心，下端压住日期。

六、版记制作

版记采用1列2行表格，第一行输入主送单位、抄送单位，4号仿宋体编排在印发机关和印发日期之上一行，左右空一字。表格第二行输入印发机关、印发日期，4号仿宋体，印发机关左空一字，印发日期右空一字后加“印发”二字。

七、打印设置

机关公文打印采用双面印刷，左侧装订。若打印设备仅支持单面打印，请先打印奇数页，将打印完毕的文件背面按顺序叠放，再进行偶数页打印。

以上步骤是公文格式设置的基础，为“套打”输出红头文件首页提供条件。后附有公文格式图解，便于学习。

附：机关正式公文格式图解